De telefonische afwijzing van een sollicitant dient volgens onderstaand protocol te geschieden:
1)a De afwijzende partij belt de sollicitant pas nadat alle leuke telefoontjes zijn gepleegd. Mocht de sollicitant die u eigenlijk wilde terugzien of aannemen voortijdig afhaken dan heeft u altijd nog een back-up.
1)b De sollicitant wordt door het late moment van het telefoontje alvast mentaal voorbereid op een slechtnieuwsgesprek.
2)a De afwijzende partij begint het gesprek met een lage en rustige stem. De functie van deze stem is drieledig: 1) empathie tonen voor de nog onwetende sollicitant, 2) kalmeren van de nog kalme sollicitant, en 3) non-verbaal communiceren van de aanstaande afwijzing.
2)b De sollicitant interpreteert de lage, rustige stem correct en wordt desondanks geacht levendig en naïef te reageren op de neutrale introductiezin van de afwijzende partij.
3)a De afwijzende partij dient na de neutrale introductiezin snel to the point te komen. De sollicitant is, als u bovenstaande stappen heeft gevolgd, al voorbereid op de afwijzing en zal daarom gespannen wachten tot u dit woordelijk bevestigt. U moet maar denken: Afwijzen is geen straf, afwijzen is verlossing.
3)b De sollicitant uit in korte bewoordingen zijn of haar teleurstelling (suggestie van de redactie: ‘Wat jammer’), maar draagt tevens zorg dat hij/zij nergens larmoyant of vervelend wordt. Om de goede verstandhouding met de afwijzende partij te behouden doet u er tevens goed aan uw begrip te tonen voor de gemaakte keuze. U moet maar denken: Een afwijzing is geen eind, een afwijzing is een nieuw begin.
4)a De afwijzende partij dient bondig en helder de reden(en) toe te lichten van de afwijzing. Let op: dit is het lastigste gedeelte van de telefonische afwijzing! Zorg ervoor dat uw genoemde reden juist, relevant en afdoende is. Het beste is om een kwaliteit te kiezen die de sollicitant van uw voorkeur wel had en de afgewezen sollicitant niet. De sollicitant zal nooit kunnen achterhalen of dit waar is, van die andere sollicitant, dus in uitzonderlijke gevallen kunt u eventueel ook liegen. Redenen die u beter niet kan noemen: 1) ‘De klik ontbreekt’, 2) ‘Je bent zwanger’, 3) ‘Je bent waarschijnlijk binnenkort zwanger’ 4) ‘Je bent overgekwalificeerd’.
4)b Als de afwijzende partij niet uit zichzelf een reden geeft voor de afwijzing, dient de sollicitant hier zelf om te vragen. Dit lijkt allicht een masochistische vraag (‘Vertel mij eens, waarom vindt u mij niet goed genoeg?’), maar zo moet u het niet zien. De afwijzende partij dient met een legitieme reden te komen. Wordt u afgewezen, omdat u zwanger bent? Sue those bitches. Wordt u afgewezen, omdat u overgekwalificeerd bent? Dan zijn ze waarschijnlijk bang dat u snel overstapt naar een andere baan met meer uitdaging. Let op: dit is uw laatste kans om de afwijzende partij ervan te overtuigen dat u helemaal geen uitdagingen zoekt in uw nietszeggende leventje, dat u feitelijk al misselijk wordt bij de gedachte van een uitdaging, dat u echt niks lievers wil dan een heerlijke bore-out.
5)a Het is zaak om het telefoongesprek nu positief en zo snel mogelijk af te ronden. Als u ook maar iets positiefs te melden heeft over de sollicitant, dan is dit het moment om dat te doen. De sollicitant zal hierdoor eerder stoppen met stamelen/huilen. U kunt de volgende algemene afbreekopties overwegen: 1) Bedankt voor je interesse/sollicitatie, of 2) Succes.
5)b Het is zaak om het telefoongesprek nu positief en zo snel mogelijk af te ronden voordat u begint te stamelen/huilen. U heeft heus recht op uw gevoelens van rouw en verlies, maar het is echt belangrijk dat u hier pas ná het gesprek aan toegeeft. Anders wordt het allemaal maar onnodig gênant. Sluit af door de afwijzende partij hartelijk te bedanken voor het sollicitatiegesprek.
Als beide partijen alle stappen hebben doorlopen, dan hebt/bent u zojuist succesvol afgewezen.